Wie registriere ich mein Unternehmen im Schweizer Handelsregister?

Was ist das Schweizer Handelsregister, und worauf beruht es rechtlich?

Das Schweizer Handelsregister (Handelsregister, kurz: HR) ist ein öffentliches, rechtsverbindliches Register, in dem die Daten von juristischen Personen und bestimmten natürlichen Personen erfasst werden, die in der Schweiz wirtschaftlich tätig sind. Die rechtliche Grundlage bilden das Schweizerische Obligationenrecht (OR, insbesondere die Artikel OR 552–926) sowie die Handelsregisterverordnung (HRegV, 2007, zuletzt 2021 geändert).

Das Handelsregister wird auf kantonaler Ebene geführt: Jeder Kanton verfügt über ein eigenes Handelsregisteramt, dessen Daten im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) auf Bundesebene zusammengeführt und öffentlich bekannt gemacht werden. Die eingetragenen Angaben — Firmenname, Sitz, Kapital, zeichnungsberechtigte Personen — sind gegenüber Dritten rechtlich verbindlich.

Die Daten des Handelsregisters können öffentlich auf dem Portal zefix.ch (Zentraler Firmenindex) abgefragt werden, das alle kantonalen Register zusammenführt.

Wer ist verpflichtet, sein Unternehmen im Handelsregister einzutragen?

Die Eintragungspflicht hängt von der Rechtsform und dem Umsatz ab. Nach OR und HRegV gelten folgende Regeln:

Pflicht zur Eintragung

Bedingte Eintragungspflicht

Die Eintragungspflicht für ein Einzelunternehmen (Einzelunternehmen / Raison individuelle) besteht nach OR 931, wenn der Jahresumsatz 100 000 CHF erreicht oder übersteigt. Unterhalb dieser Schwelle ist die Eintragung freiwillig, aber möglich — und in vielen Fällen sinnvoll, da der eingetragene Firmenname innerhalb des Kantons Schutz geniesst.

Wichtig für ungarische Staatsangehörige: Eine in der Schweiz ansässige ungarische Staatsangehörige bzw. ein ungarischer Staatsangehöriger — die bzw. der aufgrund des Abkommens über die Freizügigkeit zwischen der EU und der Schweiz (Freizügigkeitsabkommen / FZA, 1999) zur selbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt ist — kann ein Unternehmen unter denselben Bedingungen gründen wie eine Schweizer Staatsangehörige bzw. ein Schweizer Staatsangehöriger. Die Art der Aufenthaltsbewilligung (B, C oder L) kann jedoch die Bewilligungsfähigkeit des Status als Selbständigerwerbende bzw. Selbständigerwerbender beeinflussen; dies sollte vorgängig beim kantonalen Migrationsamt geklärt werden.

Welche Dokumente werden für die Eintragung benötigt?

Die erforderlichen Dokumente unterscheiden sich je nach Rechtsform. Nachfolgend sind die für die beiden häufigsten Formen — GmbH und AG — benötigten Unterlagen aufgeführt.

Zur Gründung einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

1. Gründungsurkunde (Gesellschaftsvertrag) — notariell beglaubigt (öffentliche Urkunde)

2. Nachweis der Einzahlung des Stammkapitals — Bank-Einzahlungsbestätigung (Einzahlungsbestätigung); das minimale Stammkapital 20 000 CHF, das bei der Gründung vollständig einbezahlt werden muss

3. Identitätsangaben der Geschäftsführer — Kopie des Reisepasses oder der Identitätskarte

4. Unterschriftsmuster (Unterschriftenbeglaubigung) — beglaubigt durch den Notar oder das Handelsregisteramt

5. Erklärung über die wirtschaftlich Berechtigten — gestützt auf das Geldwäschereigesetz (GwG)

6. Firmenname-Prüfung — der gewünschte Firmenname kann vorab auf zefix.ch geprüft werden; der Name muss eindeutig sein und darf nicht irreführend sein

Zur Gründung einer AG (Aktiengesellschaft)

Die Gründung einer AG erfordert ähnliche Unterlagen, jedoch mit einigen Unterschieden:

1. Statuten — notariell beglaubigt

2. Gründungsurkunde — vom Notar aufgenommen

3. Angaben und Unterschriftsmuster der Mitglieder des Verwaltungsrats

4. Bank-Einzahlungsbestätigung — das minimale Aktienkapital 100 000 CHF, wovon mindestens 50 000 CHF- oder, falls höher, 20 % des Aktienkapitals - bei der Gründung einbezahlt werden müssen

5. Revisionsstellen-Erklärung — bei kleineren AGs kann eine eingeschränkte Revision ausreichen; unter bestimmten Voraussetzungen kann die AG auf die Revision verzichten (Opting-out)

6. Erklärung über die wirtschaftlich Berechtigten — gestützt auf das GwG

Hinweis: Seit Januar 2023 wird in der Schweiz aufgrund der Änderung des GwG das sogenannte Transparenzregister (Transparenzregister) eingeführt; die Einzelheiten der Meldepflichten zu den wirtschaftlich Berechtigten werden 2025–2026 weiter präzisiert.

Aus welchen Schritten besteht das Eintragungsverfahren?

Der Eintragungsprozess besteht aus den folgenden Hauptschritten:

Schritt 1 — Vorbereitung und Namenswahl

Prüfen Sie den gewünschten Firmennamen auf zefix.ch. Der Name muss sich von bereits eingetragenen Unternehmen unterscheiden und den Namensvorschriften des OR entsprechen (z. B. darf er nicht irreführend sein und muss die Rechtsformbezeichnung enthalten: „GmbH" oder „AG").

Schritt 2 — Eröffnung eines Bankkontos und Hinterlegung des Kapitals

Das Gründungskapital (GmbH: 20 000 CHF; AG: mindestens 50 000 CHF) muss auf ein spezielles Sperrkonto bei einer Schweizer Bank eingezahlt werden (Kapitaleinzahlungskonto / Sperrkonto). Nach der Einzahlung stellt die Bank eine Sperrbestätigung aus, die den Gründungsunterlagen beizulegen ist.

Praktischer Hinweis:Die Eröffnung eines Schweizer Bankkontos für ausländische Gründer kann zeitaufwendig sein (in der Regel 2–6 Wochen), und die Banken wenden zunehmend strengere Due-Diligence- bzw. KYC-Verfahren an. In manchen Fällen bieten Online-Banken (z. B. Neon, Yapeal oder das speziell für Unternehmer ausgerichtete Postfinance Business) flexiblere Lösungen.

Schritt 3 — Beurkundung durch den Notar

Die Gründungsurkunde und die Statuten (bei der GmbH der Gesellschaftsvertrag, bei der AG die Statuten) müssen vor einem Notar unterzeichnet werden. Der Notar beglaubigt die Unterschriften und den Inhalt der Urkunde. Das Notariatsentgelt variiert je nach Kanton und Komplexität der Urkunde: in der Regel 300–800 CHF.

Schritt 4 — Einreichung des Eintragungsgesuchs beim Handelsregisteramt

Der Notar — oder ein bevollmächtigter Anwalt — reicht das Eintragungsgesuch beim zuständigen kantonalen Handelsregisteramt ein. Das Gesuch enthält alle erforderlichen Dokumente und die vorgeschriebenen Angaben. In einigen Kantonen kann das Eintragungsgesuch auch elektronisch eingereicht werden.

Schritt 5 — Prüfung und Eintragung

Das Handelsregisteramt prüft die Unterlagen. Wenn alles in Ordnung ist, erfolgt die Eintragung in der Regel innerhalb von 3–10 Arbeitstagen. Über die Eintragung wird eine Mitteilung versandt, und die Daten erscheinen im SHAB (Schweizerisches Handelsamtsblatt), womit die Eintragung öffentlich wird.

Schritt 6 — Freigabe des Kapitals

Nach erfolgter Eintragung gibt die Bank das auf dem Sperrkonto blockierte Kapital frei, und es steht dem Unternehmen zur Verfügung.

Wie viel kostet die Eintragung ins Handelsregister?

Die Eintragungsgebühren bewegen sich innerhalb der in der bundesrechtlichen Verordnung (HRegV) festgelegten Rahmen, der tatsächliche Betrag kann jedoch je nach Kanton variieren.

Kantonale Unterschiede: In den Kantonen Zürich, Bern und Genf bewegen sich die Gebühren im oberen Bereich der oben genannten Spanne; in kleineren Kantonen (z. B. Zug, Schwyz) können niedrigere Eintragungsgebühren anfallen. Der Kanton Zug ist insbesondere für sein unternehmensfreundliches Steuerumfeld und die vergleichsweise einfache Verwaltung bekannt.

Kapitalanforderung ist keine Gebühr, sondern eine Kapitalanlage: Das bei einer GmbH erforderliche Stammkapital von 20 000 CHF (umgerechnet rund 8–9 Millionen Forint zum Kurs von 2025) gehört nach der Gründung zum Vermögen der Gesellschaft und ist kein verlorener Aufwand.

Wann ist die Einbindung eines Anwalts oder Buchhalters erforderlich?

Das Schweizer Recht schreibt für das Eintragungsverfahren nicht zwingend die Beiziehung eines Anwalts vor — die Rolle des Notars ist jedoch für die Beglaubigung der Gründungsurkunde obligatorisch. Dennoch erfolgt die Mehrheit der Gründungen mit fachlicher Unterstützung, aus den folgenden Gründen:

Die Einbindung eines Anwalts ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:

• Unter den Gründern befindet sich eine ausländische natürliche oder juristische Person.

• Die Unternehmensstruktur komplex ist (z. B. Holding, Tochtergesellschaft, mehrere Eigentümer mit unterschiedlichen Beteiligungen).

• Die Tätigkeit bewilligungspflichtig ist (z. B. Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Gastgewerbe).

• Die Gründer nicht persönlich in der Schweiz erscheinen können und ein Vorgehen mit Vollmacht erforderlich ist.

Die Einbindung eines Buchhalters / Treuhänders ist sinnvoll, wenn:

• Die Steuerstruktur vor der Gründung optimiert werden muss (z. B. die Wahl des Kantons aus steuerlicher Sicht).

• Die MWST-Anmeldung des Unternehmens gleichzeitig mit der Gründung erforderlich ist.

• Über die Auslagerung der Buchführungs- und Lohnabrechnungspflichten entschieden werden muss.

Aus ungarischer Sicht: Die Rolle des Schweizer Treuhänders (Treuhänder) entspricht teilweise der eines ungarischen Buchhalters und teilweise der eines Assistenten der Geschäftsleitung. Ungarischsprachige Treuhänder sind auch in Zürich, Bern und Basel verfügbar — es lohnt sich, unter den Community-Anzeigen auf svajc.com zu suchen.

Was ist nach der Eintragung zu tun?

Die Eintragung ins Handelsregister ist nur der erste Schritt. Um den Betrieb aufzunehmen und aufrechtzuerhalten, müssen die folgenden Pflichten erfüllt werden:

Unmittelbare Aufgaben nach der Eintragung

• AHV/AVS-Registrierung (Alters- und Hinterlassenenversicherung): Das Unternehmen muss sich bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse anmelden. Dies ist die Grundlage für die Arbeitgeberbeitragszahlungen.

• MWST-Registrierung (Mehrwertsteuer): obligatorisch, wenn der erwartete Jahresumsatz 100 000 CHF übersteigt. Eine freiwillige Registrierung ist auch bei tieferem Umsatz möglich.

• Unfallversicherung für Berufsunfälle (SUVA oder privater Versicherer): obligatorisch, wenn das Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt.

• Eröffnung eines Geschäftskontos (falls das Gründungssperrkonto nicht automatisch in ein reguläres Girokonto umgewandelt wird).

Laufende Erhaltungspflichten

• Jahresrechnung: für jedes eingetragene Unternehmen obligatorisch.

• Revision: bei einer AG grundsätzlich obligatorisch; bei einer GmbH ist ein Opting-out möglich, wenn das Unternehmen die Grössenvoraussetzungen erfüllt (weniger als 10 Mitarbeitende und die Eigentümer einstimmig auf die Revision verzichten).

• Änderungen melden: Jede Änderung an den im Handelsregister eingetragenen Angaben – Sitz, Geschäftsführer, Kapital oder Firmenname – muss dem Handelsregisteramt gemeldet werden. Die Meldefrist beträgt in der Regel 30 Tage ab der Änderung. Eine verspätete Meldung kann mit einer Busse geahndet werden.

• Aktienbuch / Stammkapitalverzeichnis aktuell halten: Gemäss der Änderung des GwG ist das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten obligatorisch.

Welche Fehler und Versäumnisse kommen am häufigsten vor?

Probleme bei der Namenswahl

Der häufigste Ablehnungsgrund: Der gewünschte Firmenname ist bereits vergeben oder enthält irreführende Elemente (z. B. die Verwendung der Wörter „Swiss“, „National“ oder „Federal“ ohne besondere Bewilligung). Die vorgängige Prüfung auf zefix.ch ist ein obligatorischer Schritt, ersetzt jedoch keine rechtliche Namensprüfung.

Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation

Das Handelsregisteramt sendet unvollständige Gesuche zurück, was das Verfahren um Wochen verlängern kann. Ein besonders häufiger Fehler ist die unzureichende Beglaubigung der Unterschriftsmuster oder das Fehlen der Erklärung zu den wirtschaftlich Berechtigten.

Fehler bei der Kapitaleinzahlung

Stimmt der Betrag auf dem Sperrkonto nicht mit dem im Gründungsakt angegebenen Kapitalbetrag überein, kann die Eintragung verweigert werden. Auch die Zeitspanne zwischen der Eröffnung des Bankkontos und der Einzahlung kann zu Verzögerungen führen.

Versäumnis der AHV-Anmeldung

Wird die AHV-Anmeldung nach der Gründung versäumt, kann dies Sanktionen nach sich ziehen und eine rückwirkende Beitragspflicht begründen. Besonders betroffen sind davon Gründerinnen und Gründer, die mit dem Schweizer Sozialversicherungssystem nicht vertraut sind.

Verspätete MWST-Anmeldung

Erreicht der Umsatz des Unternehmens rasch die Schwelle von 100 000 CHF, die MWST-Anmeldung erfolgt jedoch verspätet, kann eine rückwirkende Steuerpflicht entstehen.

Versäumnis, Änderungen zu melden

Unterlassene Meldungen von Geschäftsführungswechseln, Sitzverlegungen oder Kapitalerhöhungen können Bussen und rechtliche Haftung nach sich ziehen. Das Handelsregisteramt überprüft die Aktualität der eingetragenen Daten aktiv.

Quellen

• Schweizer Bundesportal (ch.ch): https://www.ch.ch/en/

• KMU Admin — Bundesportal für KMU: https://www.kmu.admin.ch/

• Selbstständigkeit in der Schweiz (ch.ch): https://www.ch.ch/en/work/self-employment/

• Zefix — Schweizerisches Zentraler Firmenindex (öffentliche Suche): https://www.zefix.ch/

• Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB — Handelsamtsblatt): https://www.shab.ch/

• Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV — Eidgenössische Steuerverwaltung, MWST): https://www.estv.admin.ch/

• Obligationenrecht (OR) der Schweiz: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/hu (ungarische Übersetzung nicht amtlich; deutsches Original verfügbar)

• Handelsregisterverordnung (HRegV): https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2007/786/de

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